8 bước làm thủ tục khai báo hải quan

Nhiều bạn có thắc mắc về các bước làm thủ tục hải quan, và thủ tục xuất nhập khẩu phải thực hiện thế nào, bắt đầu từ đâu. Để giải đáp băn khoăn này, hãy đọc bài viết dưới đây của Nhapkhautrungquoc để nắm rõ hơn về thủ tục khai báo hải quan.

Bước 1: Khai báo hải quan bắt đầu bằng chuẩn bị bộ chứng từ hàng hóa

Như tôi đã nêu trong bài viết Thủ tục nhập khẩu hàng hóa, bạn cần chuẩn bị bộ chứng từ. Bắt đầu từ Hợp đồng ngoại thương, trong đó quy định những chứng từ liên quan như: Hóa đơn thương mại, Chi tiết đóng gói, Vận đơn đường biển, Chứng nhận xuất xứ, Chứng nhận chất lượng…

Khi có file mềm là lúc bạn có thể kiểm tra tính hợp lý hợp lệ của chứng từ. Nếu thấy chỗ nào chưa hợp lý thì cần làm việc với người bán nước ngoài để giải thích rõ, hoặc nếu cần, thì bổ sung chỉnh sửa ngay.

Ở bước này, bạn có thể tương đối dễ dàng điều chỉnh những chi tiết, nội dung chưa phù hợp. Nếu để đến khi người bán đã gửi chuyển phát nhanh giấy tờ gốc đi rồi, thì việc thay đổi sẽ khó hơn, mất nhiều thời gian chờ đợi, và thường sẽ phát sinh chi phí.

Bước 2: Chuẩn bị chữ ký số, đăng ký với Tổng cục hải quan

Cần đăng ký chữ ký số 2 lần (cùng của Tổng cục hải quan):

1. Đăng ký doanh nghiệp sử dụng chữ ký số: để có thể truyền số container/seal, CO… Làm xong, đợi vài tiếng là hệ thống cập nhật.
2. Đăng ký sử dụng Hệ thống VNACCS: để truyền được tờ khai, nhưng thường phải đợi đến ngày hôm sau mới dùng được chức năng này.

Các bước tự đăng ký, bạn có thể xem trong Hướng dẫn trên website của Tổng cục hải quan. 

Khi có chữ ký số đăng ký xong, bạn cần cài đặt phần mềm để khai và truyền tờ khai hải quan như tôi trình bày ở các bước kế tiếp.

Bước 3: Cài đặt Phần mềm khai báo hải quan VNACCS

Để khai báo hải quan điện tử, bạn có thể chọn một trong các phương án:

1. Dùng phần mềm khai báo hải quan miễn phí do Tổng cục Hải quan cung cấp. Phần mềm này cùng hướng dẫn sử dụng và các thông tin liên quan khác có thể được tải về từ địa chỉ:  https://www.customs.gov.vn/ChuyenMuc/VNACCS_VCIS/Default.aspx
2. Chủ động xây dựng phần mềm theo chuẩn thông điệp kết nối đã được Tổng cục Hải quan công bố tại địa chỉ: http://ptsw.customs.gov.vn/vnaccs/EDI%20Detailed%20Design.rar
3. Sử dụng phần mềm cung cấp bởi các công ty tin học đã được Tổng cục Hải quan xác nhận hợp chuẩn.

Bước 4: Đăng ký kiểm tra chuyên ngành (nếu có) khi khai báo hải quan

Kiểm tra chuyên ngành với hàng hóa xuất nhập khẩu là việc cơ quan có thẩm quyền tiến hành lấy mẫu kiểm tra để đảm bảo hàng hóa đủ tiêu chuẩn xuất, hoặc nhập khẩu.

Bước 5: Khai và truyền tờ khai hải quan

Sau khi nhận được Giấy báo hàng đến của hãng vận chuyển, bạn có thể lên tờ khai.

Sử dụng phần mềm khai hải quan mà bạn đã cài đặt, nhập các thông tin và số liệu của lô hàng vào tờ khai. Bạn có thể tham khảo hướng dẫn lên tờ khai , để biết cách thực hiện.

Ngoài ra bạn cũng nên check lại số thuế phải nộp, nếu cần thì tính toán lại bằng máy tính bỏ túi, hoặc file Excel. Bên tôi dùng file Excel lập sẵn công thức để kiểm tra lại số thuế phải nộp cho nhanh. Cách đó sẽ giúp người làm yên tâm hơn.

Sau khi truyền chính thức, tờ khai sẽ được hệ thống tự động phân luồng:

• Luồng Xanh: hệ thống đã thông quan, cần nộp thuế và đến hải quan giám sát làm nốt thủ tục là xong.
• Luồng Vàng: hải quan sẽ kiểm tra bộ hồ sơ giấy
• Luồng Đỏ: hải quan sẽ kiểm tra hồ sơ giấy, sau đó kiểm tra thực tế 

Bước 6: Lấy lệnh giao hàng khi khai báo hải quan

Lệnh giao hàng là chứng từ quan trọng để làm thủ tục tại cảng khi kiểm hóa, lấy mẫu kiểm tra chuyên ngành, và khi lấy hàng.

Nếu để ý trên Thông báo hàng đến, bạn sẽ thấy những thông tin cần thiết như: 

• Tên, địa chỉ, số điện thoại của đơn vị phát lệnh. 
• Vận đơn gốc có phải xuất trình hay không
• Số tiền các loại phụ phí phải nộp như: phí chứng từ, phí CIC, EBS… (nhiều hãng không ghi thông tin phí)

Bước 7: Chuẩn bị bộ hồ sơ hải quan

Tùy theo luồng tờ khai mà chứng từ cần chuẩn bị khác nhau.

Tờ khai luồng Xanh:

… thì hồ sơ chỉ cần tờ khai in từ trên phần mềm và tờ mã vạch in từ website của Tổng cục hải quan, đem đến bộ phận hải quan giám sát làm nốt thủ tục.

Tờ khai luồng Vàng:

Hồ sơ hải quan cho hàng nhập khẩu gồm:

1. Giấy giới thiệu của công ty
2. Tờ khai hải quan: 1 bản in từ phần mềm
3. Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice): 1 bản chụp
4. Vận đơn (Bill of Lading): 1 bản chụp, có dấu doanh nghiệp + dấu hãng vận chuyển biển (hãng tàu hoặc công ty forwarding)
5. Hóa đơn cước vận chuyển quốc tế (với điều kiện ExWork, hoặc FOB), hóa đơn phụ phí CIC, vệ sinh, phí chứng từ: 1 bản chụp
6. Chứng nhận xuất xứ (Certificate of Origin): 1 bản gốc (nếu có)
7. Giấy đăng ký kiểm tra chuyên ngành (nếu hàng phải kiểm tra): 1 bản gốc có dấu xác nhận của cơ quan chuyên ngành
8. Chứng từ khác (nếu có, tùy theo loại hàng): bản chụp Chứng nhận chất lượng (Certificate of Quality – CQ), Chứng nhận phân tích (Certificate of Analysis – CA), Chứng nhận sức khỏe (Health Certificate)… 

Ngoài ra, bạn cũng nên chuẩn bị sẵn bản photo những giấy tờ khác để tham khảo hoặc xuất trình, khi cần: Hợp đồng ngoại thương (Sales Contract), Phiếu đóng gói (Packing List), và những chứng từ liên quan như catalog, hình ảnh, tài liệu kỹ thuật… của lô hàng. Nguyên tắc là: chứng từ càng đầy đủ, hợp lệ, thì càng thuận lợi cho việc làm thủ tục.

Tờ khai luồng Đỏ:

… chuẩn bị chứng từ cho 2 khâu nghiệp vụ:

• Hải quan kiểm tra chứng từ: bạn chuẩn bị như với luồng Vàng tôi vừa nêu trên.
• Hải quan kiểm tra hàng (kiểm hóa): cần thêm chứng từ để làm thủ tục kiểm hóa tại cảng, hoặc kho. Bạn chuẩn bị thêm: giấy giới thiệu, Lệnh giao hàng (còn hạn) đã lấy ở bước trên. 

Sau khi chuẩn bị đầy đủ bộ chứng từ, bạn đem xuống chi cục hải quan để làm thủ tục nhé.

Bước 8: Làm thủ tục tại chi cục hải quan

Ở bước này, cũng lại theo tờ khai luồng gì mà làm công việc tương ứng

Trên đây, nhapkhautrungquoc đã hướng dẫn khá chi tiết các bước để bạn có thể tự làm thủ tục hải quan cho 1 lô hàng nhập khẩu. Hy vọng bạn có thể hình dung và tự thực hiện được các bước nghiệp vụ thông quan cho lô hàng của mình.