Hướng Dẫn Chi Tiết Quy Trình Xuất Nhập Khẩu Hàng Hóa

Quy trình xuất nhập khẩu hàng hóa bao gồm nhiều khâu có liên quan chặt chẽ với nhau. Để có cái nhìn tổng quát về quá trình xuất nhập khẩu hàng hóa, xin tóm lược những khâu chính sau :

Quy trình xuất nhập khẩu – Nhập khẩu hàng hóa

Đầu tiên, bạn muốn nhập khẩu hàng hóa thì  bạn phải có giấy phép kinh doanh nhập khẩu mặt hàng đó. Sau khi  có được nguồn hàng nhập thì ký kết hợp đồng ngoại thương, trong hợp đồng sẽ quy định cụ thể phương thức thanh toán cũng như các giấy tờ cần thiết để bạn có thể nhận hàng khi hàng về đến Việt Nam. Thường thì phương thức thanh toán sẽ là L/C vì seller bên nước ngoài không tin tưởng lắm về việc thanh toán trực tiếp TTR của các doanh nghiệp Việt Nam.

Nếu muốn hiểu rõ L/C là gì thì bạn nên đọc sách hoặc tra cứu trên mạng để hiểu rõ và sâu hơn. Quy trình đầy đủ để xuất nhập khẩu hàng hóa sơ lược thì L/C là 1 thư tín dụng, qua đó ngân hàng người mua cam kết sẽ thanh toán lô hàng cho ngưới bán thông qua ngân hàng người bán.

Việc mở L/C thì đơn giản thôi, bạn chỉ cần mang hợp đồng đến Ngân hàng và nộp tiền ký quỹ để mở L/C. Nếu công ty bạn có quan hệ tốt và uy tín với Ngân hàng thì chỉ cần ký quỹ 10 hay 20% trị giá hợp đồng tùy theo Ngân hàng, khi hàng về bạn sẽ trả nốt phần còn lại hay có thể vay của Ngân hàng cũng được. Ngân hàng sẽ đứng ra thay bạn trong việc thanh toán cho phía nước ngoài.

Xem thêm: Quy trình nhập hàng Trung Quốc

Bộ chứng từ nhập khẩu đầy đủ 

1 B/L gốc, 1 B/L copy

1 Invoice gốc, 1 Invoice copy (có sao y bản chính của Công ty)

2 Packing Lists

1 Contract sao y bản chính

1 Certificate of Origin để được hưởng thuế ưu đãi

1 bộ tờ khai Hải Quan (nếu list có nhiều hơn 9 mặt hàng thì bổ sung thêm Phụ lục tờ khai)

Phụ lục tờ khai trị giá tính thuế.

3 Giấy giới thiệu

Đăng ký kinh doanh, đăng ký mã số xuất nhập khẩu

Đây là những giấy tờ căn bản để có thể mở tờ khai. Trong một số trường hợp cụ thể cần thêm một số loại khác.

Thanh toán thì thường dùng LC hoặc TT. Thích chọn cái nào thì chọn. Tin nhau thì TT còn không thì LC

Xem thêm: Mua hàng trên Taobao

Về việc nhận hàng

Trước khi hàng về đến VN, dù đi bằng đường hàng không hay đường biển thì cũng sẽ có Giấy báo (tàu) đến (Arrival Notice) thông báo cho bạn biết về chi tiết lô hàng cũng như thời gian, địa điểm mà hàng sẽ về đến VN kèm theo việc yêu cầu bạn đến nhận hàng.

Các chứng từ cần thiết để nhận lệnh giao hàng (Delivery Order) cũng được ghi chú rõ trong Giấy báo (tàu) đến. Khi đã có D/O trong tay, bạn mang nó cùng 1 số chứng từ khác như Hợp đồng, Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice), Bảng kê chi tiết hàng hóa (Packing List), Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O) v.v.. để ra Hải quan và mở Tờ khai Hải Quan.

Các chứng từ này Ngân hàng bên bán sẽ gửi cho Ngân hàng của bạn trước khi hàng về 1 thời gian để bạn có thể kiểm tra và thông báo điều chỉnh nếu phát hiện lỗi của chứng từ (không khớp với hàng hóa, sai ngày, sai tên và địa chỉ buyer chẳng hạn). Muốn có chứng từ này thì bạn phải nộp tiền để Ngân hàng của bạn ký hậu, chuyển giao quyền nhận hàng lại cho bạn.

Sau khi mở Tờ khai Hải quan thì Hải quan sẽ tiến hành kiểm hóa hàng hóa của bạn xem có đúng trong Hợp đồng, Invoice, Paking List cũng như C/O ko, nếu đúng thì bạn có thể giải phóng hàng hóa và chở về kho của mình, tùy theo mặt hàng mà chuẩn bị tiền đóng thuế ngay hay là đóng thuế sau 1 thời gian nào đó. 

Xem thêm: Dịch vụ khai báo Hải quan

Quy trình xuất nhập khẩu – Xuất khẩu hàng hóa

Chuẩn bị chứng từ khai hải quan

Hồ sơ hải quan gồm:

• Tờ khai hải quan: 2 bản chính (1 bản dành cho người xuất khẩu, 1 bản dành cho hải quan lưu)
• Hợp đồng mua bán hàng hóa: 1 bản sao
• Giấy phép đăng ký kinh doanh: bản sao y kèm bản chính đối chiếu (nếu doanh ngiệp mới xuất khẩu lần đầu)
• Giấy giới thiệu của công ty xuất khẩu: 1 bản

Thông quan hàng xuất

Truyền số liệu qua hải quan điện tử:

Truyền số liệu qua phần mềm khai báo hải quan điện tử, lên tờ khai qua mạng. Hệ thống mạng của hải quan tự động báo số tiếp nhận hồ sơ, số tờ khai và phân luồng hàng hóa:

+ Luồng xanh: Miễn kiểm tra chi tiết hồ sơ, miễn kiểm tra thực tế hàng hóa. Cán bộ hải quan chuyển hồ sơ qua lãnh đạo chi cục duyệt, đóng dấu thông quan (đã làm thủ tục hải quan) vào tờ khai xuất khẩu.

+ Luồng vàng: Miễn kiểm tra thực tế hàng hóa, hồ sơ chuyển qua bộ phận tính giá thuế để kiểm tra chi tiết hồ sơ. Nếu hồ sơ hợp lệ sẽ được chuyển hồ sơ qua lãnh đạo chi cục duyệt, đóng dấu thông quan (đã làm thủ tục hải quan) vào tờ khai xuất khẩu.

+ Luồng đỏ: Hồ sơ được chuyển qua bộ phận kiểm tra thực tế hàng hóa . Tuỳ tỷ lệ phân kiểm hóa của lãnh đạo chi cục mà chủ hàng xuất trình 5%, 10% hay 100% hàng để hải quan kiểm tra. Sau khi kiểm tra nếu hàng hóa đúng với khai báo của tờ khai và chứng từ liên quan, cán bộ hải quan sẽ bấm niêm phong (seal) hải quan vào container và sẽ ghi chú vào tờ khai xác nhận hàng hóa đúng khai báo và chuyển hồ sơ qua lãnh đạo chi cục duyệt, đóng dấu thông quan (đã làm thủ tục hải quan) vào tờ khai xuất khẩu.

Lưu ý : Đăng ký làm thủ tục ở cửa khẩu nào thì truyền số liệu vào cửa khẩu đó.

Xem thêm: Quy trình giao nhận hàng hóa

Phát hành vận đơn

Căn cứ vào yêu cầu của khách hàng mà forwarder hay hãng tàu sẽ phát hành vận đơn cho người xuất khẩu.

Gửi chứng từ cho đối tác nước ngoài

– Đối với forwarder hoặc line, sẽ gửi mail cho agent của mình rằng lô hàng này khách hàng dùng bill gì, thông tin lô hàng.

– Đối với shipper invoice, packinglist, bill (nế surrender thì không cần) đến consignee để làm hồ sơ khai hải quan và nhận hàng.

Lập chứng từ kế toán và lưu file

Bộ phận chứng từ sẽ lập profile hồ sơ gồm giá mua, giá bán, điều kiện thanh toán, các chứng từ liên quan và chuyển giao bộ phận kế toán theo dõi công nợ.